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更换墨盒时要按照操作手册中的步骤进行，打印机对墨水容量的计量是使用打印机内部的电子计数器来进行计数的，在墨盒更换过程中，打印机将对其内部的电子计数器进行复位，从而确认安装了新的墨盒，不能用手触摸墨水盒出口处，以防杂质混入墨水盒，不要摔撞墨水盒，以防泄漏墨水，墨水具有导电性，若漏洒在电路板上应使用无水乙醇擦净、凉干后再通电，否则有可能损坏电路元器件，墨水盒应避光保存在无尘处，保存温度应在-10℃－+35℃之间。

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办公用品可以批量采购，集中管理的开始一步是建立反浪费制度对抗办公用品外流，完善财务制度，以防通过开办公用品发票虚报办公用品，办公用品可能涉及：低值易耗品、固定资产、销售费用、管理费用、制造费用等科目，或者使用寿命不足一年，不能作为固定资产使用的人工材料，它和固定资产类似，在生产过程中可以多次使用而不改变其物理形态，使用时也需要维护，报废时也可能有残值，由于其价值低，采用简单的方法将其价值摊入产品成本。

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文具分为很多，有学生文具，有办公文具，也有商务文具，当然还可以进行品类划分，如何进行办公文具产品分类是一件至关重要的事情，管理品列入移交，即人员岗位变动及离职时应办理移交手续，如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购，这就包括：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、钢笔、打码机、号码机、计算器、印泥、削笔机等，门店经销商在采购与销售过程中就能根据消费者的需求而变化，及时了解到市场的季节变化。

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物资采购工作是企业后勤保障工作中重要、也是基本的工作，后勤工作的质量会直接影响员工的工作氛围和工作质量，只有开展良好的物资采购工作，确保企业内部各部门的工作人员能够有保质保量的物资可用，才能为企业日常工作的有序进行提供保障，常用的包括文具用品、会计用品、电脑耗材、办公绿植、清洁用品、安防用品等等，物资的挑选、购买和售后工作繁琐，对人力依赖度高，且一般后勤管理人员配置人数少，导致管理工作强度大，疲于应对。

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确保复印机工作在一个干净的环境中，让复印机远离灰尘的侵袭，同时也要让它远离水，另外不要在复印机上面板上放置太重的物品，无论在插拔电源、线缆，还是排除卡纸故障等，都要将复印机电源切断后，要是带电操作的话，复印机的寿命将会不知不觉地被缩短，在清洁复印机时，请不要使用化学溶剂，也不要使用质地比较硬的湿布，来清洁复印机内部的灰尘、碎纸屑、污迹，更不要使用类似面巾纸之类的纸制品，清洁复印机内部，以免将纸屑残留在复印机里。