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确保复印机工作在一个干净的环境中，让复印机远离灰尘的侵袭，同时也要让它远离水，另外不要在复印机上面板上放置太重的物品，无论在插拔电源、线缆，还是排除卡纸故障等，都要将复印机电源切断后，要是带电操作的话，复印机的寿命将会不知不觉地被缩短，在清洁复印机时，请不要使用化学溶剂，也不要使用质地比较硬的湿布，来清洁复印机内部的灰尘、碎纸屑、污迹，更不要使用类似面巾纸之类的纸制品，清洁复印机内部，以免将纸屑残留在复印机里。

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如果采购方购买劣质耗材，会造成设备故障率增加、使用寿命缩短、复印质量差等一系列问题，而且原装耗材成本很高，如果月复印量低，可以接受，如果复印量高，购买者将面临很大的印刷成本压力，对于租房者来说，由于设备归租赁公司所有，从而避免上述现象，提高工作效率，降低办公成本，复印机坏了，购买者只能等商家派人来修，大量工作停滞不前，对于复印量大、工作繁忙、维护路程长的租房者，办公设备可以免费提供备用机，保证客户工作的高连续性。

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在采购的过程中，应按照员工工作的需要，合理选择各类办公用品，满足公司办公需要，分析各类办公用品的用途，决定哪些产品为真正所需，及时供应，要求供应商保证及时供应，采购前要摸清情况，了解各类办公用品的基本使用方法及产品功能，建议选择一家固定的信誉度较高的供应商进行长期合作，从而保障产品的质量和售后服务，能接受相关的培训和维护服务，尽可能设置集中的采购部门，实行公开订价，经济合理，集中、大量采购可以获得适当的优惠。

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在办公家具采购之前，先要了解铝材在办公家具中的的应用，铝材常用于办公家具，一般都有，屏风骨架、办公桌桌脚、装饰条、柜门封边、拉手、走线槽、各种悬挂梁以及椅管、盖等，仔细察看铝型材产品的表面状况，产品应色彩鲜亮，光泽好，表面不能有明显的擦划伤、气泡等缺陷，要注意铝型材产品的壁厚，日常维护时，不能用刷子等其他硬物作为清洗工具，应选择柔软的棉纱和棉布，清洗时就可以用水、洗涤灵和肥皂，但不能用其他有机物。

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投影机一般在机器的底部有吊装孔位，用来与吊架联结，这种吊架很常见，并有适合各种机型的吊架，倒置吊装的机型要具备图象镜象功能，部分国产单片液晶投影机并不支持镜象功能，生产投影机的厂商一般会配售，因为采用吊装的投影机的整机较重，因此，在自行选用吊架及螺钉时对强度尤其要重视，因螺钉质次或旋入深度不够而掉落的事故曾有发生，但有的国产机设计考虑不周在吊装孔底部布置有电路或连线，螺钉旋入过深会引起电路板损坏或短路。