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摆放复印机的环境要合适，还要注意放在不容易碰到水的地方，在复印机上不要放置太重的物品，避免上面板受到重压而变形，影响使用，重要的是，要把复印机摆放到通风好的场合，因为复印机工作时候会产生微量臭氧，还要注意复印机的电源问题，一般复印机额定电压在200V至240V间，电源插座电压过高或者过低都会影响复印机的正常工作，无论在进行插拔电源，还是排除卡纸故障等，都应该先关闭复印机的电源开关再操作，否则会缩短复印机使用寿命，造成故障。

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在采购的过程中，应按照员工工作的需要，合理选择各类办公用品，满足公司办公需要，分析各类办公用品的用途，决定哪些产品为真正所需，及时供应，要求供应商保证及时供应，采购前要摸清情况，了解各类办公用品的基本使用方法及产品功能，建议选择一家固定的信誉度较高的供应商进行长期合作，从而保障产品的质量和售后服务，能接受相关的培训和维护服务，尽可能设置集中的采购部门，实行公开订价，经济合理，集中、大量采购可以获得适当的优惠。

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确保复印机工作在一个干净的环境中，让复印机远离灰尘的侵袭，同时也要让它远离水，另外不要在复印机上面板上放置太重的物品，无论在插拔电源、线缆，还是排除卡纸故障等，都要将复印机电源切断后，要是带电操作的话，复印机的寿命将会不知不觉地被缩短，在清洁复印机时，请不要使用化学溶剂，也不要使用质地比较硬的湿布，来清洁复印机内部的灰尘、碎纸屑、污迹，更不要使用类似面巾纸之类的纸制品，清洁复印机内部，以免将纸屑残留在复印机里。

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复印机在办公场领域用得非常多，近几年随着数码复合机的普及以及复印机价格的下降，更是越来越多的企业开始使用复印机，虽然现在复印机的价格较之以前有很大的降幅，合理预热对延长复印机很有帮助，每天先对复印机预热半小时左右，使复印机内保持干燥，而且在长时间没有复印任务时，应该关掉复印机电源节省能耗，平时就应该让复印机工作在节能状态，避免因频繁启动预热对复印机的光学元件带来损害，复印零碎文件的时候，也应该将文件积累起来。